2. Créer un plan de communication

Des communications efficaces et régulières avec le personnel concerné, et ce, à toutes les étapes de la mise en œuvre de la ressource Prendre soin des travailleurs de la santé, sont essentielles à un engagement accru et intensifié.

Voici quelques façons d’améliorer les communications au sein de votre organisation :

Assurez-vous que votre organisation est prête à distribuer un sondage en ligne

Il est important que les principaux dirigeants de votre organisation et les représentants du personnel comprennent la nature et le but du sondage ainsi que les bienfaits qui découleront de cette initiative d’amélioration de la qualité pour votre organisation et pour le secteur canadien des soins de santé.

Renseignez votre personnel à propos du sondage en ligne

Le fait de communiquer ouvertement avec votre personnel, et ce, dès les premières étapes du processus, augmentera la participation, l’engagement et l’intérêt des travailleurs envers le sondage. Une telle façon de faire accorde du temps au personnel pour poser des questions ou exprimer des inquiétudes. Les organisations devraient chercher à obtenir les réponses du plus grand nombre d’employés possible et non seulement des personnes qui ont un intérêt pour des enjeux particuliers.

Envoyez des rappels

Le taux de participation peut aussi être augmenté en envoyant des rappels aux employés les invitant à remplir le sondage s'ils ne l'ont pas déjà fait. Il est préférable d'envoyer ces rappels à mi-chemin de la mise en œuvre du sondage, de même que deux ou trois jours avant sa clôture..

Envoyez des rappels

Répondez aux questions

Pour optimiser l'engagement des employés et leur participation à l'enquête, il importe de fournir les coordonnées d'une personne-ressource qui pourra répondre à leurs questions. La page Foire aux questions est un bon point de départ et une bonne ressource.

Offrez des incitatifs

Le taux de participation peut aussi être augmenté en offrant des incitatifs aux employés (p. ex. billets de cinéma, cartes-café). Cette pratique ne sera peut-être pas viable dans les petites organisations. Des incitatifs à coût minime seront peut-être plus appropriés. Ils pourraient notamment consister à libérer du temps au travail pour permettre aux employés de remplir le sondage, ou à créer une rivalité amicale entre les équipes de travail pour voir qui enregistrera le taux de participation le plus élevé.

Remerciez vos employés

Envoyez un message de remerciement aux employés après la date de clôture du sondage. Ce geste témoigne votre gratitude et reconnaît le temps, les efforts et les opinions des employés.

Merci

Assurez-vous que votre organisation est prête à distribuer un sondage en ligne

Il est important que les principaux dirigeants de votre organisation et les représentants du personnel comprennent la nature et le but du sondage ainsi que les bienfaits qui découleront de cette initiative d’amélioration de la qualité pour votre organisation et pour le secteur canadien des soins de santé.

Les organisations de soins de santé et leur personnel sont sans cesse tenues de fournir des soins opportuns, sûrs et efficaces aux patients, souvent dans un contexte de changement organisationnel important découlant de facteurs financiers, de politiques ou d’enjeux liés au travail. Ces priorités concurrentes peuvent créer de la confusion chez le personnel et occasionner une surcharge de travail qui peut se traduire par une « fatigue des sondages ». Dans certains cas, on pourrait douter que les résultats du sondage soient communiqués à l’ensemble du personnel ou qu’ils mènent à des mesures utiles. Pour ces raisons, il est très important que les établissements de soins de santé soient conscients de la disposition de leur organisation envers le changement. Pour évaluer cette disposition, il importe que les organisations réfléchissent de manière approfondie au calendrier de mise en œuvre du sondage, à sa pertinence et à leur engagement envers une telle initiative. Pour guider ce processus, la mesure de l’état de préparation d’une organisation en matière de santé psychologique (MORPH, pour Measure of Organizational Readiness for Psychological Health) peut être utile.

Renseignez votre personnel à propos du sondage en ligne

Le fait de communiquer ouvertement avec votre personnel, et ce, dès les premières étapes du processus, augmentera la participation, l’engagement et l’intérêt des travailleurs envers le sondage. Une telle façon de faire accorde du temps au personnel pour poser des questions ou exprimer des inquiétudes. Les organisations devraient chercher à obtenir les réponses du plus grand nombre d’employés possible et non seulement des personnes qui ont un intérêt pour des enjeux particuliers.

Il existe plusieurs façons de communiquer des renseignements sur le sondage à votre personnel. Vous pouvez profiter des réunions de personnel ou utiliser des courriels, des lettres, des bulletins d’information et les tableaux de bord. Voici certains messages qu’il peut être utile de communiquer au personnel :

  • Le sondage est court; il vous faudra de 15 à 20 minutes pour y répondre.
  • La haute direction et les gestionnaires appuient le sondage. Ce renseignement incitera le personnel à remplir le sondage en ligne.
  • Les commentaires du personnel sont essentiels. Le personnel est invité à remplir le questionnaire parce que leur organisation s’engage à protéger la santé et la sécurité psychologiques de son effectif. Le succès de cette démarche repose sur la collecte des commentaires de tous les membres du personnel, qu’ils prodiguent directement des soins ou qu’ils assument un rôle administratif ou technique.
  • La participation est volontaire. Tous les renseignements recueillis dans le cadre de ce sondage sont confidentiels. Aucune donnée personnelle ne sera recueillie. Les résultats du sondage seront résumés et aucun renseignement permettant l’identification de personnes n’y sera inclus.

Les organisations de soins de santé et leur personnel sont sans cesse tenues de fournir des soins opportuns, sûrs et efficaces aux patients, souvent dans un contexte de changement organisationnel important découlant de facteurs financiers, de politiques ou d’enjeux liés au travail. Ces priorités concurrentes peuvent créer de la confusion chez le personnel et occasionner une surcharge de travail qui peut se traduire par une « fatigue des sondages ». Dans certains cas, on pourrait douter que les résultats du sondage soient communiqués à l’ensemble du personnel ou qu’ils mènent à des mesures utiles. Pour ces raisons, il est très important que les établissements de soins de santé soient conscients de la disposition de leur organisation envers le changement. Pour évaluer cette disposition, il importe que les organisations réfléchissent de manière approfondie au calendrier de mise en œuvre du sondage, à sa pertinence et à leur engagement envers une telle initiative. Pour guider ce processus, la mesure de l’état de préparation d’une organisation en matière de santé psychologique (MORPH, pour Measure of Organizational Readiness for Psychological Health) peut être utile.

Vous trouverez ci-après un modèle de texte que vous pouvez utiliser pour présenter le sondage et y donner accès à votre personnel. Au besoin, n’hésitez pas à y apporter les modifications nécessaires. Il peut être bon de séparer le contenu en deux courriels pour faciliter la communication. Nous suggérons de présenter le sondage dans un premier courriel, puis de fournir aux employés le lien vers ce dernier dans une seconde communication.

L’un des grands objectifs de [INSÉRER LE NOM DU PROGRAMME OU DE L’ORGANISATION] est de créer et de maintenir un milieu de travail psychologiquement sain pour tous les travailleurs de la santé. Nous reconnaissons que nos employés sont nos atouts les plus précieux. En prenant soin du bien-être des employés, nous aidons chaque travailleur individuellement tout en renforçant l’organisation dans son ensemble.

Pour ce faire, [INSÉRER LE NOM DES DIRIGEANTS DE L’ORGANISATION], avec l’appui [DU SYNDICAT/DES RESSOURCES HUMAINES/DU SERVICE DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL, S’IL Y A LIEU], vous invitent à remplir un court sondage en ligne. Il vous faudra de 15 à 20 minutes pour répondre à l’ensemble des questions. Le sondage est anonyme; aucune donnée personnelle n’est demandée, et toutes les réponses sont confidentielles. Notre organisation recevra un résumé qui viendra étayer nos efforts pour améliorer la santé et la sécurité psychologiques dans notre milieu de travail.

Veuillez cliquer sur le lien ci-après pour accéder au sondage : [INSÉRER LE LIEN VERS LE SONDAGE ICI]. Vous pouvez accéder au sondage par un ordinateur, un téléphone intelligent ou une tablette. REMARQUE : il n’est pas possible de revenir au sondage une fois que vous le quittez; veuillez prévoir suffisamment de temps pour répondre à toutes les questions d’un seul coup.

N’hésitez pas à communiquer avec [INSÉRER NOM/TITRE/NUMÉRO DE TÉLÉPHONE/ADRESSE ÉLECTRONIQUE] si vous avez des questions.

Merci,

  • Champion(ne) de l’organisation
    • [INSÉRER LA SIGNATURE]
    • [INSÉRER LE NOM/LE TITRE]
  • Répondant clé
    • [INSÉRER LA SIGNATURE]
    • [INSÉRER LE NOM/LE TITRE]
Protégeons la santé mentale au travail